Cette Timed’Letter a été envoyée le 3 avril 2025. Les règles, montants et dates cités sont ceux en vigueur à cette date.
Ce mois-ci, on s’attaque à un sujet qui fait débat dans les cabinets médicaux et dentaires : la pointeuse 👀
Transparence et rigueur ou flicage et rigidité ?
On passe en revue les arguments des 2 camps, les retours d’expérience qu’on peut avoir de nos clients et quelques stats directement issues du terrain.
Pour cette édition, on vous conseille aussi 2 contenus intéressants (1 livre et 1 podcast) dédiés aux RH.
Bonne lecture !
La pointeuse : flicage ou outil de transparence ?
On parie que la question de la pointeuse à été mise sur la table au moins 1 fois pour la quasi totalité d’entre vous 😉
Mais le moins qu’on puisse dire, c’est que le sujet divise !
D’un côté, ceux qui sont Pour !
Qui y voient un moyen de garantir la transparence des horaires
Un suivi rigoureux et une vérification des heures supplémentaires.
De l’autre, ses opposants !
Ils dénoncent un outil de contrôle intrusif,
Estimant que la confiance doit primer
Et que le système peut être contourné (ex. pointage anticipé pour un café, discussions avec les collègues en fin de journée avant de pointer, prêt de code ou de badge…).
Dans les cabinets médicaux et dentaires, que constate-t-on ?
On a vu de tout 👀
Mais souvent, il n’y a pas d’entre-deux
Pour les uns, finis les conflits sur les heures, les imprécisions, et plus besoin de penser à noter les heures ou à faire valider les feuilles de temps.
De plus en cas de contrôle, il est plus simple pour le cabinet de justifier des horaires effectués par les salariés.
D’autres sont complètement contre, car ils sont en désaccord avec le principe et préfèrent soit s’arranger à l’amiable, soit faire confiance.
Parmi eux, certains ont peur que le système soit utilisé contre eux, un peu comme si les employés allaient essayer de se venger du système de surveillance, en refusant de se prêter à la pratique ou en abusant ouvertement pour cumuler des heures.
Les bonnes pratiques observées :
▶️ Pour les centres qui pointent :
Avoir une pointeuse qui n’est pas en relation avec le planning réel est une source de tracas.
En effet, les pointeuses « matérielles » vous sortent un fichier brut, parfois uniquement sur clé usb,
Il faut ensuite rapprocher manuellement les pointages aux vrais plannings pour savoir si vos salariés ont pointé en avance ou en retard.
Et ainsi calculer correctement leur temps de travail.
Une pointeuse qui connait en temps réel le planning de chacun fait ce calcul
Et peut appliquer vos règles internes automatiquement !
🔎 Un exemple :
Cathy a pointé à 08h16 pour un planning à 08h30.
La règle est une autorisation de pointage en avance de 10′.
Le système retiendra 08h20 pour le calcul des temps.
▶️ Pour les centres qui ne pointent pas :
Ils partent du principe que le temps planning sera le temps réel.
Bien sûr il y a des exceptions, fréquentes.
La bonne pratique est de permettre une bonne communication des écarts avec le planning.
Whatsapp ? Post It ? mails ? drive partagé ?
On sent bien qu’il va falloir là encore travailler le sujet manuellement…
Le mieux dans ce cas est d’avoir :
Un système qui permette la remontée des écarts par chaque salarié (idéalement sans devoir aller déranger le responsable)
Et que la validation par le manager recalcule automatiquement le temps de travail.
(psst : C’est ce qui s’appelle les demandes de modulation chez Timed 😉)
📊 Quelques chiffres issus du terrain :
▶️ 45% des clients Timed ont l’option Pointage,
Ceux qui décident de le mettre en oeuvre sont :
- Les grandes équipes,
- et/ou multi-sites
- et/ou ceux où des abus de non respect des horaires ont été trop constatés
▶️ Le taux d’oubli de pointage est de 14%
▶️ Les réglages moyens observés :
- ⏪️ Arrivées en avance :
- 19% des centres appliquent un plafond (de 5 min à 30 minutes d’avance maximum)
- 61% n’acceptent pas d’avance
- 20% n’ont pas de plafond, et comptabilisent tout
- ⏩ Arrivées en retard :
- 79% des centres n’ont pas de flexibilité sur le retard, chaque minute de retard est décomptée
- 21% autorisent une tolérance (de 1 à 5 minutes maximum)
- ⏮️ Sortie en avance :
- 80% des centres n’ont pas de flexibilité sur la sortie en avance, chaque minute de sortie précoce est décomptée
- 20% ont une tolérance sur les départs anticipés, de 5 à 30 minutes.
- ⏭️ Sortie après l’heure :
- 34% des centres ont défini un plafond pour les sorties après l’heure, 30 minutes au maximum (le temps au delà devra être justifié pour être comptabilisé)
- 12% n’acceptent aucun dépassement d’heure sauf justification,
- 66% n’ont pas instauré de limite
Notre avis :
Chez Timed, on aime le tracking (et le plus précis possible !) 🙂
Pas pour fliquer,
Mais parce que des données fiables permettent de prendre les bonnes décisions.
Une pointeuse avec un système simple et efficace,
C’est de la transparence et une source importante de récolte de données
Et pas de la surveillance.
Pour éviter que ça devienne une source de frustration, il faut des règles claires et bien pensées, quelques exemples :
✔ On ne peut pas pointer plus de X minutes en avance
✔ Tout dépassement de plus de X minutes doit être justifié (ex : “Le Dr Carter avait besoin de moi”)
✔ On explique aux équipes que ce n’est pas un outil de flicage, mais de suivi et de gestion intelligente du temps de travail
❗Attention à ne pas trop serrer la vis en imposant des règles trop strictes !
Vos collaborateurs ne vont surement pas apprécier…
Et l’inspection du travail non plus !
Si tout le monde comprend l’utilité et les enjeux,
Tout en étant conscient que c’est pour le bien de tous
qu’il ne s’agit pas de flicage
Mais simplement d’un moyen de prouver sa présence et de s’assurer que les heures réclamées sont bien dues
Alors c’est un gain de temps et d’énergie pour tout le monde.
Si le sujet vous intéresse, on serait ravis d’avoir votre point de vue 🙂 et si vous voulez un regard global sur le sujet, on a un article dédié sur le blog :
Lire l’article sur la pointeuse
👉 La Suggestion de contenus du mois :
🎧 Le podcast du mois : Outils du Manager, épisode 444 – Manager sans autorité dans le milieu médical
📖 Le livre du mois : Isabelle DEPATIE – Le manager est un voyageur du temps
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