Dans un cabinet de groupe, créer un planning collectif efficace est un véritable défi.
Entre la synchronisation des horaires, la gestion des absences et la nécessité d’une coordination optimale, élaborer un planning qui fonctionne pour tous est loin d’être une mince affaire, notamment dans ce genre de structure qui ne possède que rarement un service RH.
Nous allons vous guider à travers la complexité de cette tâche et vous donner des méthodes et des outils adaptés pour simplifier la création de vos plannings.
C’est quoi un Planning Collectif ? Définition et objectifs
Dans les cabinets de groupe, les cabinets médicaux, ou les maisons de santé, la coordination des ressources humaines est essentielle pour assurer un service de qualité.
Un planning collectif n’est pas qu’un simple tableau de service imprimé.
Qu’est-ce qu’un planning collectif pour les cabinets médicaux ?
Un planning collectif est la structure qui organise le rythme quotidien du cabinet médical.
Élément central de la gestion du personnel, le planning des équipes est un aspect essentiel à ne pas négliger.
Créer un planning collectif dans un cabinet de groupe est bien plus que de poser une série de créneaux horaires ;
C’est l’agencement méticuleux des emplois du temps de chaque collaborateur sur une vue commune.
Dans un cabinet médical, cela implique une vue d’ensemble de l’occupation des lieux de soin, et des activités de chacun. Cela facilite la gestion des flux de patients et la répartition des charges de travail.
Contrairement aux plannings individuels de chaque collaborateur, que l’on consulte un par un, l’idée du planning collectif est d’avoir une vue globale de l’ensemble des collaborateurs.
Ces plannings collectifs peuvent être configurés pour se concentrer soit sur les différents lieux de soin, soit sur les collaborateurs, offrant ainsi une vue adaptée aux besoins spécifiques du cabinet.
Les enjeux de la planification en équipe
Établir un planning collectif dans un cabinet de groupe comporte de nombreux défis : il faut jongler avec une quantité substantielle d’informations, harmoniser les différentes plages de travail, et intégrer les variables telles que les absences imprévues.
Dans les cabinets médicaux de petite taille, beaucoup font leurs plannings avec Excel pour sa familiarité (lorsqu’ils n’utilisent plus le papier).
Mais ce choix peut s’avérer limité en termes de modularité, de partage et d’interaction.
Sans parler de l’absence de statistiques pourtant très utiles !
Des logiciels de gestion de la planification, comme Timed, spécialisés pour les cabinets médicaux, deviennent alors des outils précieux, qui permettent de piloter plus sereinement le centre et de gérer le personnel efficacement.
L’objectif ultime du planning collectif
L’objectif d’un planning collectif dans un cabinet de groupe comprends 4 points :
– Répartir équitablement le personnel et vérifier que chacun des collaborateur est bien planifié. Une vue par personne permet par exemple de vérifier l’activité de plusieurs collaborateurs en même temps, ou encore de détecter immédiatement les potentiels trous dans leur planning.
– Remplir efficacement les espaces de soins, une vue par lieu permet de voir si un « lieu » est sous-occupé ou au contraire sur-exploité à certains moments, il peut s’agit d’un établissement, un étage, une salle de soin…
– Centraliser les informations organisationnelles, les vues globales offertent par les plannings collectifs permettent d’avoir une grande quantités d’informations en un seul tableau.
– Visualiser les équipes autour des médecins.
Un bon planning collectif est celui qui permet une gestion fluide des ressources humaines, réagit efficacement aux imprévus et communique facilement les informations à l’ensemble des collaborateurs.
Composition d’un planning d’équipe performant
Un planning d’équipe performant est un outil stratégique clé pour les cabinets de groupe.
Il garantit que chaque membre de l’équipe sait où il doit être et ce qu’il doit faire, tout en assurant la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux aléas quotidiens.
Les informations clés, en un coup d’oeil
Au cœur d’un planning efficace, la clarté visuelle est primordiale.
Surtout pour les plannings complexes, avec des équipes et plusieurs lieux de soin.
Une présentation hebdomadaire est un choix judicieux pour permettre l’affichage de nombreux éléments utiles.
Des codes couleurs distincts pour les différents lieux ou les types d’actes médicaux, associés à l’identification des collaborateurs, permettent de saisir immédiatement qui fait quoi, quand et où.
Il est possible d’afficher les horaires de chacun, et en cas d’équipe, les membres qui la composent.
Avoir un planning clair et lisible est indispensable pour une coordination sans faille.
Flexibilité et personnalisation du planning
La capacité à personnaliser le planning est un véritable atout.
Que ce soit pour organiser la vue par lieu de soin, par personne ou même zoomer sur l’emploi du temps d’un collaborateur spécifique.
Organiser le planning collectif dans un cabinet de groupe de façon à pouvoir afficher les informations selon l’angle souhaité est un vrai avantage pour la gestion des ressources du centre médical.
La personnalisation rend la planification dynamique et adaptative.
Le partage des plannings aux collaborateurs augmente l’efficacité et l’engagement des équipes.
Notifications et alertes : pour une communication et une réactivité sans faille
Les alertes et notifications constituent la colonne vertébrale d’un planning réactif.
Elles informent tout changement de planning aux collaborateurs,
Informent de la disponibilité d’un créneau de remplacement aux médecins remplaçants,
Alertent sur des conflits de plages, ou des absences à gérer,
Et signalent si le volume de travail distribué dépasse les normes légales.
Cette communication, qui peut se faire manuellement par e-mail, téléphone ou de vive voix, mais qui gagne grandement à être automatisée, évite les conflits d’horaires et garantit la conformité réglementaire, tout en maintenant un équilibre de travail sain pour tous les membres du cabinet médical.
Mise en place d’un planning collectif : étape par étape
La mise en place d’un planning collectif dans un cabinet de groupe s’appuie sur une planification méthodique et prévoyante.
C’est un processus qui demande de l’attention aux détails et une compréhension claire des besoins de chaque collaborateur.
Organisation des horaires : La base de la répartition
Commencez par répartir les heures de travail pour chacun des collaborateurs, en fonction de ses jours et horaires de travail, de son poste ou ses spécialités, en veillant à respecter les contraintes et le volume d’heures à répartir selon de leur contrat de travail (35 heures hebdomadaires le plus souvent).
Assignez à chacun des plages de travail par lieu de soin et activité (ou acte médical).
Modélisation et projection des plannings
Créez des modèles de plannings, aussi appelé des semaines types, avec des roulements si nécessaire, pour prévoir les variations hebdomadaires.
Prenez en compte les temps partiels, les préférences individuelles, et les nécessités de roulement pour garantir flexibilité et équité.
Dupliquer ensuite ces semaines types pour les semaines ou les mois à venir, pour chacun des collaborateurs.
Afin de valider la compatibilité de chacun des plannings, dans un premier temps il est conseillé de projeter sur une période relativement courte, afin de pouvoir ajuster si nécessaire, avec une vue globale de tous les lieux et collaborateurs.
Anticipation des absences et gestion proactive des congés
Encouragez la prise de congés en avance pour minimiser les perturbations.
Vous pouvez alors élaborer le planning des congés afin d’avoir une vue d’ensemble des absences prévues, cela vous permet d’ajuster le planning avec suffisamment de préavis.
La formation des équipes : Équilibrer compétences et besoins
Créer des équipes en alignant les compétences et les spécialités des collaborateurs avec les besoins des médecins.
Cela facilite un parcours patient fluide et efficace.
Communiquer les plannings aux équipes
Une fois votre planning prêt, vous pouvez le transmettre à l’ensemble de vos collaborateurs. N’oubliez pas d’avertir les personnes concernées en cas de changement de dernière minute.
Préparation aux imprévus : Gestion des exceptions
Soyez prêts à gérer les imprévus.
Avoir un système pour couvrir les congés et absences ainsi que les changements de dernière minute est crucial.
Un logiciel de gestion des plannings peut grandement faciliter cette tâche en identifiant rapidement des collègues disponibles, en diffusant les créneaux aux médecins remplaçants et en notifiant les personnes concernées.
Logiciel de Planification : un passage incontournable
Pour un cabinet de groupe qui grandit, l’utilisation d’un logiciel de planification devient rapidement indispensable.
Au-delà de la gestion de quelques individus, les limites des méthodes traditionnelles comme Excel se font sentir, et la nécessité d’un système spécialisé et modulable devient évidente.
Les Limites d’Excel : Reconnaître quand le moment est venu de changer
Lorsque le nombre de collaborateurs dépasse la dizaine ou que les lieux de soin se multiplient, les tableurs Excel montrent leurs limites.
Les tableurs, malgré leur accessibilité, présentent un risque élevé d’erreurs et de redondances d’informations, conduisant souvent à des incohérences et des problèmes de synchronisation des données.
De plus, ils ne sont pas assez interactifs. Ils ne sont pas conçus pour les modifications d’organisation dont les répercutions sont nombreuses dans les plannings.
Le manque d’automatisation peut également entraîner des erreurs et une perte de temps considérable.
Les avantages de la planification automatisée par un logiciel
Les logiciels de gestion de planning spécialisés, tels que Timed, offrent une palette de fonctionnalités adaptées aux besoins spécifiques des cabinets médicaux.
Ces logiciels de gestion RH (SIRH) associés à des modules de planification, de gestion des congés et absences, ou encore des remplacements de médecins, sont un gain de temps considérable dans la gestion du centre.
Ils permettent de gérer les plannings, mais aussi les plannings de congés avec un seul outil central.
Leur structure, reposant sur des bases de données relationnelles garantissent une synchronisation et une intégrité des données inégalées, assurant des mises à jour en temps réel et réduisant significativement les erreurs de saisie.
Enfin, le petit plus, leurs nombreux tableaux de bord RH sont une aide précieuse pour améliorer l’organisation et la productivité du centre médical.
Il est aujourd’hui reconnu qu’en prenant quelques mesures, les médecins mais aussi les responsables des centres médicaux peuvent réduire significativement leur temps passé pour la gestion du cabinet.
Ce type de logiciel s’adapte à l’évolution constante des cabinets de groupe, garantissant ainsi une planification collective à la fois efficace et flexible.
Gérer ses plannings grâce à un logiciel spécialisé réduit les erreurs et libère du temps pour se concentrer sur les soins aux patients et la gestion du cabinet médical.