La gestion quotidienne d’un centre médical est complexe, impliquant de nombreuses contraintes. L’organisation des agendas représente l’un des plus gros défi du responsable de centre.
Cependant, un planning médical méticuleusement établi est essentiel pour le bon fonctionnement d’un établissement de santé.
Il permet d’optimiser le temps des praticiens et du personnel soignant, de garantir une qualité de soin supérieure et augmenter le contentement des patients.
Nous verrons comment une planification adéquate répond non seulement aux besoins d’accueil des patients mais aussi à ceux des collaborateurs, favorisant ainsi une haute qualité de soin et une atmosphère de travail positive.
Avec les quelques astuces que nous partageons ci-dessous, vous réussirez à réduire la difficulté liée à l’organisation du calendrier de travail, de manière significative.
Au sommaire :
Définition et enjeux d’une planification optimisée
Connaître les besoins et capacités du centre
Choisir le format de planning adapté
Créer un planning de référence idéal
Gérer les absences et les créneaux de remplacement
Communiquer et partager les mises à jour
Choisir un outil de planification adapté
Simplifiez les plannings de vos équipes
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Qu’est-ce qu’un bon planning médical et quels sont les enjeux d’une planification efficace
Un bon planning médical est précis et flexible, optimisant les ressources tout en répondant aux attentes des patients et du personnel.
L’objectif du planning médical est d’assurer une prise en charge complète des soins et d’avoir une organisation interne fluide.
Il doit faciliter la gestion rapide des situations imprévues et des conflits. Il permet aussi de voir en un coup d’oeil si tout le monde est bien programmé et si les lieux sont bien remplis.
Vous pouvez opter pour le support de votre choix pour sa réalisation, mais attention, assurez-vous que celui-ci permette suffisamment de flexibilité et le partage à tous les membres de votre équipe.
Gain de temps et d’argent
Un planning optimisé permet de réduire les temps d’attente des patients, d’éviter les chevauchements d’heures et de maximiser la productivité du personnel.
Cela se traduit par des économies de temps et d’argent non négligeables.
Amélioration de la qualité de service
Nombreux sont les avis Google des patients indiquant que l’organisation des centres de santé lors de leur visite était un cauchemar.
Des rendez-vous non honorés, des retards, du surbooking… leur expérience se solde par une impression négative, ils se sentent mal accueillis.
Un planning bien structuré permet aux praticiens et aux équipes de se concentrer sur les patients et de répondre à leurs attentes en terme de qualité d’accueil.
Quand chacun sait parfaitement ce qu’il a à faire, et est certain d’être au bon endroit, au bon moment, cela évite la pagaille, réduit le stress et permet d’assurer une meilleure gestion de votre cabinet.
Les patients ont une bonne expérience et un bon ressenti lors de leur visite dans votre centre.
Satisfaction des patients et du personnel
Des patients satisfaits et un personnel heureux sont les clés du succès d’un cabinet médical.
Un planning clair et précis contribue au contentement de tous en réduisant les frustrations et les conflits de manière efficace.
Une répartition claire des tâches, où chaque membre de l’équipe sait précisément ses responsabilités et son emplacement, élimine le désordre et diminue le stress.
En conséquence, les patients vivent une expérience positive, renforçant leur satisfaction lors de leur visite dans votre établissement.
9 Conseils pour optimiser les plannings dans un centre médical
Découvrez maintenant nos 9 astuces les plus efficaces pour optimiser la planification au sein de votre cabinet médical
1 – Connaître les besoins et capacités du centre :
Déterminez les exigences spécifiques de votre centre, telles que le nombre de médecins, de personnel soignant, mais aussi de personnel administratif et opérationnel, ainsi que les capacités maximales des lieux de soin.
Il est important de définir les besoins précis du centre en termes de médecin, de personnel, de salles de consultation et de matériel.
Il faut également définir les capacités maximales de chaque lieu de soin.
2 – Choisir le format de Planning adapté :
Le format du planning dépendra des attentes et des objectifs.
Il peut être hebdomadaire, mensuel, individuel ou collectif.
Sélectionnez le format de planning le plus pertinent pour votre objectif :
- Hebdomadaire pour un collaborateur
- Mensuel pour un collaborateur
- Global par personne où chaque ligne représente la semaine d’un collaborateur
- Global par lieu, où chaque lieu est une entrée de ligne, avec les collaborateurs qui y sont affectés en cellule
Pensez à la façon d’intégrer les détails nécessaires comme les lieux d’affectation, les actes effectués ou l’identification des équipes dans chaque créneau.
Une police spécifique, des couleurs, ou encore des lettres mémo, peuvent vous aider.
3 – Créer un planning de référence idéal :
Élaborez un modèle de planning idéal pour chaque lieu de soin, en prenant en compte à la fois la capacité d’accueil des patients et le nombre maximum de collaborateurs présents simultanément.
Cette base pour chaque site de consultation, vous permet de définir le nombre de médecins nécessaire, et les collaborateurs à prévoir pour compléter l’équipe médicale, ainsi que les besoins aux postes administratifs et opérationnels.
Pour le moment, cette ébauche concerne des rôles plutôt que des individus spécifiques.
Ce modèle servira de référence pour ajuster les affectations en fonction des besoins réels, des compétences et préférences de chacun. Vous pourrez ensuite prévoir les modifications nécessaires en cas d’événements exceptionnels ou imprévus.
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4 – Établir des plannings types :
Créez des modèles pour planifier plus rapidement : une aide précieuse qui peut vous simplifier la vie.
Pour chaque collaborateur, préparez un planning hebdomadaire de référence, une semaine-type, en prenant en compte leurs jours de travail habituels, les horaires réguliers, leurs rotations, et les actes ou tâches assignées.
Prévoyez ses rotations s’il en a, ses temps de pause, et veillez à respecter les délais entre les plages de travail.
Vérifiez que son agenda rempli bien son nombre d’heures hebdomadaires, tout en prévoyant un peu de marge d’un coté comme de l’autre en cas de forte activité ou au contraire d’une charge de travail moins importante.
Assurez-vous de respecter une structure claire qui facilite le suivi et la coordination des activités.
Ce système permet non seulement une gestion efficace des temps travaillés mais aussi une meilleure répartition des ressources, optimisant ainsi la productivité et la satisfaction de l’équipe.
Vous pourrez alors projeter ces modèles dans le futur afin d’avoir la planification de tous les collaborateurs de façon plus rapide que de repartir de zéro à chaque occurence. Vous avez les bases solides pour créer vos plannings collectifs.
5 – Anticiper et se préparer :
Un bon planning se prépare à l’avance pour pouvoir faire face aux contraintes.
Maintenant que vous avez vos modèles, vous pouvez les dupliquer sur les mois à venir, afin d’obtenir votre base de travail.
Organisez-vous bien en amont pour prévoir les besoins futurs et ajuster les plannings en conséquence, le plus tôt possible.
Avoir 3 à 5 mois d’avance vous permet d’aborder l’organisation des agendas de façon sereine.
6 – Gérer les absences et trouver des remplaçants :
Vos semaines types sont maintenant appliquées aux mois à venir, vous pouvez alors y intégrer les congés, les absences de vos employés, mais aussi gérer les imprévus et les urgences.
Les médecins absents peuvent également être remplacés si vous pratiquez les remplacements médicaux, les créneaux de remplacements vacants et les créneaux pris sont alors intégrés dans les plannings.
7 – Communiquer et partager les mises à jour :
Assurez une communication efficace avec toutes les équipes et partagez les mises à jour des plannings en temps réel pour garantir l’alignement de tous.
Une communication claire et transparente est un point essentiel pour le bon fonctionnement du centre. Il existe de nombreuses méthodes de partage, vous pouvez afficher les plannings du personnel, les partager par mail, par messagerie instantanée, ou via une application dédiée si vous avez une solution de planification.
Il est important de tenir chaque employé informé de son agenda, idéalement 7 jours en avance minimum, et de l’avertir des changements et des mises à jour.
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8 – Choisir un outil de planification adapté :
Sélectionnez un outil de planification efficace, flexible et synchronisé, doté de fonctionnalités d’alerte pour une gestion fluide.
Bien que le marché regorge de logiciels de gestion de planning, l’importance réside dans le choix d’une solution qui répond spécifiquement aux besoins du cabinet médical.
Les options traditionnelles, comme le papier ou Excel, bien que rapides et économiques, présentent des limites de partage, de flexibilité et de précision, augmentant le risque d’erreurs.
Les logiciels de planification généralistes marquent un progrès, offrant partage, précision et alertes, mais ils ne répondent pas entièrement aux exigences uniques du secteur médical, notamment pour la gestion des plannings par lieu de soin, l’intégration des remplacements médicaux et la formation d’équipes autour d’un praticien.
Les solutions spécialisées en gestion des plannings médicaux se distinguent par leur capacité à organiser ces spécificités, facilitant la coordination du centre, en intégrant les particularités du travail médical et assurant une gestion optimale des ressources.
Certains, comme Timed par exemple ? vous offre en plus de nombreux tableaux de bord et l’automatisation des plannings. Un logiciel dédié à la gestion RH et à la planification est une centralisation de votre organisation interne. Vous retrouvez facilement toutes les informations essentielles au sein d’une même interface : un gain de temps et un avantage considérable au quotidien.
9 – Analyser et ajuster :
Évaluez la performance des différents plannings : un point essentiel.
Identifiez les manquements, erreurs, ou conflits et ajustez en conséquence.
Observez des indicateurs clés tels que le nombre de retards, le mécontentement exprimé, et le temps supplémentaire requis par les collaborateurs pour optimiser continuellement.
Il est important de suivre les performances du planning et de l’ajuster en fonction des besoins. Des indicateurs clés de performance (KPIs) peuvent être utilisés pour mesurer l’efficacité du planning. C’est une donnée qui demande un peu de mise en place, surtout si vous n’avez pas de logiciel RH dédié, mais les informations que vous en retirerez sont extrêmement précieuses.
Conclusion :
L’utilisation de ces conseils pour optimiser les plannings dans votre centre médical peut grandement améliorer l’efficacité opérationnelle et la satisfaction des patients et du personnel.
Avec la bonne approche et les outils adéquats, la gestion des plannings se transforme en atout stratégique pour votre établissement.
En suivant ces recommandations et en s’adaptant aux besoins spécifiques de votre cabinet médical, il est possible de mettre en place une planification efficace qui contribuera au succès de la structure.