Le SIRH, une révolution pour votre gestion des ressources humaines.
Un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines), ça sonne technique, mais c’est surtout votre meilleur allié pour booster l’efficacité de votre centre médical.
C’est un outil qui centralise toutes les données RH, qui simplifie la réalisation des tâches administratives, et permet une communication interne fluide et directe.
Que vous soyez à la tête d’un petit cabinet ou d’un grand hôpital, comprendre ce que peut faire un logiciel SIRH pour votre centre et connaitre les fonctionnalités qu’il a à vous offrir, c’est déjà le début de la transformation.
On plonge dans le vif du sujet ?
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Un SIRH c’est quoi ?
Un SIRH est le cerveau numérique qui orchestre vos opérations de gestion des ressources humaines.
Oubliez les anciennes méthodes avec des piles de dossiers et des feuilles de calcul éparpillées.
Un logiciel SIRH centralise toutes les données et processus, de la gestion administrative du personnel à l’optimisation des tâches RH au sein de votre centre médical.
Ce système intégré ne se contente pas de regrouper l’information, il la rend facilement accessible et utilisable, optimisant ainsi les processus, simplifiant les opérations quotidiennes et renforçant la sécurité des données sensibles.
Avec une solution SIRH, vous automatiserez les tâches répétitives et réduirez les erreurs, permettant à vos collaborateurs de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour l’organisation.
Quel est l’intérêt d’un SIRH ?
Centralisez, automatisez, communiquez — le triptyque gagnant d’un SIRH.
La mise en place d’un SIRH peut vous apporter de nombreux avantages, gain de temps (50% du temps administratif économisé), accès et fiabilité de la donnée qui est centralisée, automatisée et communiquée.
Centraliser les données RH : Fini le casse-tête des infos éparpillées. Avec un SIRH, tout est à sa place, accessible en quelques clics. Coordonnées, contrats, paies, congés : imaginez une base de données unique qui parle à tous les services.
Automatiser les tâches RH : Répétitif ? Automatisez-le. Gestion des plannings, contrats, suivi des temps de travail — le SIRH prend le relais. Libérez les responsables de centres, les managers ou les coordinateurs de l’administratif.
Améliorer la communication interne : Un groupe de messagerie instantanée pour vos équipes ? Vous avez la possibilité de faire beaucoup mieux. Un SIRH c’est un espace de partage et de communication. Managers, RH, employés — tout le monde connecté, tout le monde à jour.
Les SIRH c’est pour qui ?
Petits cabinets ou grands centres, le SIRH ne fait pas de discrimination.
Il existe différents types de SIRH, adaptés à tous les types d’entreprises, des TPE aux grands groupes.
Les cabinets médicaux, avec leur croissance rapide et leurs besoins spécifiques en matière de planification, tirent un bénéfice immense de ces systèmes (d’autant plus qu’il existe des SIRH spécialisés pour les centres médicaux)
Imaginez gérer sans effort le planning complexe d’un centre d’imagerie médicale ou d’ophtalmologie.
Que vous soyez une clinique dentaire ou un centre multidisciplinaire, un SIRH peut répondre à vos besoins.
Aujourd’hui les SIRH en mode Saas sont particulièrement simples à mettre en place, ils sont rapidement opérationnels et ne nécessite pas d’installation sur les postes du centre.
Le coût d’un SIRH varie en fonction de la solution choisie et du nombre d’utilisateurs.
Des bénéfices pour la totalité de l’entreprise :
Un SIRH, des avantages pour tous.
A l’inverse d’autres logiciels métier, le SIRH connecte l’ensemble des équipes de l’entreprise, l’effet d’un SIRH sur chaque fonction est considérable :
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Direction et managers : Meilleure visibilité, décisions stratégiques éclairées, et infos toujours à portée de main. C’est la gestion des ressources humaines, mais en plus facile.
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Services RH : Adieu la paperasse, bonjour l’efficacité. Optimisez vos processus, simplifiez la gestion quotidienne et réduisez la charge de travail RH du centre. Plus de temps pour ce qui importe vraiment : vos gens.
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Salariés : Tout ce qui concerne les RH, accessible en ligne. Vos collaborateur peuvent gérer leurs congés, absences, accéder à leurs données personnelles, tout cela sans bouger de leur bureau… ou de chez eux.
Les fonctionnalités d’un SIRH :
Les fonctionnalités indispensables
Gestion des dossiers du personnel (Core RH) :
Stocke et gère toutes les informations personnelles et professionnelles de manière sécurisée dans un module de gestion dédié. Les fiches du personnel sont parfaitement à jour et accessibles.
Suivi complet des contrats, fiche du salarié, notes, historiques professionnels et gestion documentaire RH.
Gestion des plannings :
Un logiciel de planning optimise la coordination des équipes et des lieux. Il permet d’organiser les horaires de travail
Planning personnel, collectif, gestion des conflits et des imprévus, notifications automatiques des changements …
Gestion des congés et des absences :
Le module de congés et absences permet de gérer les demandes et de suivre les compteurs de chacun.
Gestion des demandes (validation, refus, annulation…) avec notification automatique, aide de prise à la décision, plannings des absences, Compteurs CP, RTT, Bonus temps… Mise à jour automatique des plannings.
Partage de documents :
Une plateforme sécurisée qui permet de centraliser les différents documents de l’entreprise tels que le règlement intérieur, processus d’onboarding…
Informations et partage de news, documents communs et toujours à jour, dématérialisation des supports internes…
Préparation de la paie :
Le module de gestion de la paie permet l’automatisation d’intégration des éléments variables de la paie, réduisant les risques d’erreurs de saisie et les oublis.
Exportation sécurisée des données vers la comptabilité, simplification de la préparation des salaires, intégration automatique des éléments variables de paie, rémunération ajustée.
Tableaux de bord et analytiques :
Un logiciel SIRH offre des visualisations de données pour suivre les indicateurs de performance RH, ce qui permet une prise de décision stratégique éclairée. Ces informations peuvent inclure un grand nombre de données telles que le taux de turnover, le taux d’absentéismes, l’âge moyen dans l’entreprise, la répartition des contrats (CDI, CDD, etc) …
Tableaux de bord, chiffres clés, indicateurs RH, remontées d’infos et alertes, rapports (reportings), exports détaillés…
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Les fonctionnalités optionnelles
Gestion des temps et activité (GTA) :
Un outil de gestion du temps enregistre et permet de suivre de façon simple et précise les heures travaillées, respecter les obligations employeurs et la réglementation.
Intégration (ou pas) d’une badgeuse (ou pointeuse), compte épargne temps, gestion des heures supplémentaires…
Coffre-fort numérique :
Certains SIRH offrent un espace sécurisé pour stocker des documents.
Fiches de paie, contrats, notes de frais …
Portail employé ou Application collaborateurs :
Interface en ligne où les employés peuvent accéder à leurs infos RH, partager et communiquer. De nombreux salariés considèrent que cela participe à une meilleure expérience collaborateur et à améliorer la qualité de vie au travail (QVT).
Demandes de congés, suivi des compteurs temps, accès aux plannings, accès aux documents, partage, sondages… L’application RH pour les collaborateurs est un véritable atout.
Gestion du recrutement :
Automatise la publication d’offres d’emploi et le suivi des candidatures.
Gestion des performances et des compétences :
Évalue les compétences et la performance des employés, permet de suivre et de gérer les entretiens annuels.
Gestion des formations (Learning Management System) :
Organise et suit les formations pour assurer le développement des compétences.
Évalue l’efficacité des formations pour garantir une formation continue adaptée.
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Les fonctionnalités dédiées au secteur médical
Planifier par lieu de soin et par besoin :
La planification par lieu, permet d’avoir une vue des plannings centrée sur chaque lieu de soin ou de consultation, et d’optimiser le remplissage du centre à partir des besoins (nombre de médecins, d’assistants médicaux et de secrétaires par ex). Ainsi vous vous assurez que chaque site est parfaitement comblé, que les médecins et les équipes soignantes sont bien répartis.
Gestion du travail en paires (ou en équipe) :
Pour les médecins qui pratiquent le travail aidé, la possibilité de gérer les équipes directement sur les plannings est un véritable atout.
Gestion des remplacements de médecins :
Ce type de module permet de planifier et gérer efficacement les remplacements des médecins titulaires pour assurer la continuité des soins.
Cela permet de créer automatiquement des créneaux de remplacement quand les médecins sont absents, et intègre automatiquement les médecins remplaçants dans les plannings.
Gestion des urgences :
Cette fonctionnalité permet de s’assurer qu’un médecin est bien planifié pour gérer les urgences, les jours où le centre en ont besoin.
Centre médical : Le Top 10 des fonctionnalités à rechercher pour votre SIRH
Maintenant que nous avons fait le tour de toutes les fonctionnalités que l’on peut trouver dans un SIRH, voici notre top 10 ! Celles qui font une enorme différence dans la gestion d’un centre médical.
#1 – Gestion des plannings
#2 – Gestion des dossiers du personnel (Core RH)
#3 – Gestion des congés et des absences
#4 – Tableaux de bord et analytics
#5 – Gestion des temps et activité (GTA)
#6 – Automatisation des éléments variables de paie
#7 – Portail employé ou Application collaborateurs
#8 – Planifier par lieu de soin
#9 – Gestion des remplacements de médecins (si vous avez recours à des remplaçant, evidemment)
#10 – Gestion du travail en paires ou en équipe (en cas de travail aidé)
Conclusion
Choisir un SIRH adapté : de la simplicité pour une intégration réussie.
Selon une étude publiée par Shortways, 3 entreprises sur 5 ont intégré un SIRH dans leur système. Toutefois, l’adoption est souvent entravée par des difficultés liées à l’ergonomie des applications. Il est essentiel de choisir un SIRH avec une interface utilisateur intuitive pour garantir une intégration réussie et une utilisation optimale. Étude Shortways 2022.
Un SIRH doit simplifier la gestion, pas la compliquer 🙂
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