Fin novembre, coup d’œil sur les compteurs de congés.
Une assistante dentaire a encore 12 jours à poser, deux secrétaires en ont 8 chacune.
Tout doit être soldé avant le 31 décembre.
On le sait, il faut un vrai guide pour s’en sortir avec les congés payés 😉
La bonne nouvelle ?
Vous n’êtes pas seul.e face à cette équation.
Les conventions collectives du personnel des cabinets médicaux, et celle des cabinets dentaires posent un cadre clair pour gérer ces situations.
Encore faut-il savoir l’appliquer au quotidien, sans créer de tensions ni désorganiser le centre.
Téléchargez le kit RH pour les cabinets médicaux
Téléchargez le guide pratique dédié à la CCN 1147.
Gardez les règles essentielles à portée de main et évitez les erreurs fréquentes.
☝️ La première erreur ?
Traiter les demandes de congés au fil de l’eau, sans cadre préalable.
Résultat : vous naviguez à vue, les décisions semblent arbitraires, et les tensions montent.
➡️ Rappelez la date limite.
L’article 33 de la CCN 1147 (cabinets médicaux) est clair : les 5 semaines de congés payés doivent être prises avant le 31 décembre de l’année, sauf accord écrit.
Pour la convention des cabinets dentaires, c’est le congés principal de 4 semaines qui doit être pris avant le 31/12, la 5e semaine peut etre prise plus tard (article 6.2.2).
Cette règle, souvent oubliée, est importante.
Elle oblige à planifier dès le printemps, pas en novembre quand tout le monde panique avec 10 jours encore à poser.
➡️ Fixez des délais de demande clairs.
La loi n’impose aucun délai aux salariés pour déposer leurs demandes de congés. Mais vous pouvez (et devriez) en définir un dans votre organisation interne.
4 à 6 semaines pour les congés d’une semaine ou plus, c’est raisonnable.
Ça laisse le temps d’organiser les remplacements des médecins, d’ajuster les plannings des assistantes, et de prévenir les patients si besoin.
➡️ Identifiez vos périodes sensibles.
Certaines périodes sont critiques pour votre activité : rentrée de septembre, pic de consultations en janvier, fin de mois avec les renouvellements d’ordonnances.
D’autres sont naturellement plus calmes.
Communiquez ces contraintes dès le début d’année.
L’équipe comprend les impératifs métier quand ils sont expliqués factuellement, pas imposés au dernier moment.
📅 Appliquez l’ordre des départs sans improviser
☝️ Quand plusieurs demandes convergent vers les mêmes dates, il faut trancher.
Impossible de compter sur le feeling ou la sympathie : la loi et les conventions collectives fixent des critères objectifs : Article 35 de la Convention collective des cabinets médicaux IDCC1147 et article 6.2.4 de la convention collective des cabinets dentaires IDCC1619.
➡️ Premier critère : les nécessités de service.
C’est le centre qui définit les besoins incompressibles.
Si vous avez besoin d’au moins deux personnes en accueil pour gérer le flux de patients, c’est une nécessité de service légitime.
Ce critère prime sur tous les autres, mais doit être appliqué de manière cohérente.
➡️ Deuxième critère : la situation familiale.
Les articles 35 de la CCN 1147 et 6.2.4 de la CCN1619 le mentionnent explicitement. Les parents dont les enfants sont soumis aux congés scolaires ont la priorité pendant les vacances scolaires.
Attention : ça ne signifie pas que tous les parents partent en même temps. Si trois parents veulent la première quinzaine d’août, les nécessités de service s’appliquent d’abord.
➡️ Troisième critère : l’ancienneté dans le cabinet.
Si deux collaborateurs ont la même situation familiale, c’est l’ancienneté qui départage.
Là encore, les conventions le prévoit. Ce critère a le mérite d’être objectif.
☝️ Ce que dit aussi le Code du travail : les conjoints ou partenaires de PACS travaillant dans le même centre ont le droit de partir ensemble si c’est compatible avec le service, ici c’est uniquement la convention des cabinets dentaires qui le précise.
👉 Affichez l’ordre des départs. Au moins 2 mois avant le premier départ prévu.
C’est un gage de transparence qui coupe court aux accusations de favoritisme.
Attention, sauf cas de force majeure, les dates de congés ne peuvent plus être modifiées 1 mois avant la date de départ.
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🎉 Gérez les absences imprévues sans désorganiser le planning
Les congés, c’est la partie planifiable.
Mais dans un cabinet médical, les absences imprévues sont inévitables : arrêts maladie, enfant malade, rendez-vous médical urgent.
La question n’est pas de les éviter, mais d’avoir un système qui absorbe les chocs.
➡️ Construisez votre plan B avant d’en avoir besoin.
Qui peut reprendre les appels en cas d’absence de la secrétaire principale ?
Qui maîtrise la facturation si l’assistante administrative est en arrêt ?
Cette cartographie des compétences critiques doit être formalisée, pas improvisée le jour J. Dans un cabinet de taille moyenne, l’idéal est d’avoir au moins deux personnes formées sur chaque poste clé.
➡️ Centralisez les justificatifs et les compteurs.
Un arrêt maladie non transmis à temps, un certificat médical égaré, un compteur de congés jamais mis à jour : ces petits dysfonctionnements s’accumulent et créent des tensions.
Un SIRH comme Timed centralise automatiquement ces informations.
Le salarié dépose son justificatif depuis son téléphone, vous le validez en un clic, et les compteurs se mettent à jour instantanément.
Résultat : zéro papier perdu, zéro oubli, un historique accessible en cas de litige.
➡️ Préservez un climat bienveillant. L’équilibre est délicat : faire respecter les procédures (prévenir le plus tôt possible, transmettre les justificatifs dans les délais) tout en restant humain face aux aléas de la vie.
☝️ La clé ? Distinguer clairement ce qui relève de l’organisation prévisible (les congés payés, les absences pour convenance personnelle) et ce qui relève de l’imprévu subi (la maladie, l’urgence familiale).
Les règles s’appliquent différemment selon les cas.
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🚨 Anticipez les fermetures et les effectifs réduits
La présence des médecins rythme l’activité du cabinet, et forcément, leurs absences aussi.
Impossible de l’ignorer : c’est la pierre angulaire, et leurs absences impactent directement l’organisation de toute l’équipe.
Quand les médecins partent, deux options s’offrent à vous.
➡️ Option 1 : Trouver un remplaçant.
C’est souvent la solution pour maintenir l’activité pendant les absences courtes ou les périodes de forte demande.
Mais attention, organiser un remplacement prend du temps.
Il faut anticiper plusieurs semaines à l’avance, même si avec Timed Remplacements c’est très facile 😉
➡️ Option 2 : Réduire l’activité ou fermer certains créneaux.
C’est fréquent à Noël ou en août, quand plusieurs médecins partent en même temps.
Dans ce cas, vos assistantes peuvent aussi poser leurs congés sur ces mêmes périodes (certains cabinets offre un jour de congés bonus quand les congés sont posés en même temps que ceux des médecins).
Logique : moins de consultations, moins de personnel nécessaire.
➡️ Si vous fermez complètement, prévenez en avance.
Vous devez informer les salariés au moins deux mois à l’avance si vous imposez des dates de congés collectifs.
C’est une obligation légale.
➡️ Si vous réduisez l’activité, organisez les roulements.
Qui assure la permanence pendant que les autres sont en congés ?
Un tableau de roulement affiché dès le printemps évite les mauvaises surprises de juillet.
☝️ La vraie difficulté ? Coordonner les agendas.
Les médecins bloquent leurs dates, souvent plusieurs mois à l’avance.
Vous devez ensuite composer avec ces contraintes pour organiser les congés du reste de l’équipe.
Plus vous anticipez, plus c’est simple.
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En conclusion : des règles claires pour des équipes apaisées
Gérer les congés dans un cabinet médical ou dentaire, ce n’est pas qu’une question administrative.
C’est un équilibre constant entre les contraintes légales, les besoins du cabinet et les attentes légitimes des collaborateurs.
Les règles des conventions collectives ne sont pas des obstacles.
Ce sont des garde-fous qui vous permettent de décider sereinement, sans arbitraire ni tension.
L’essentiel à retenir :
- Fixez un cadre dès le début d’année (dates limites, périodes sensibles)
- Appliquez l’ordre des départs selon votre convention
- Anticipez les fermetures complètes du cabinet
- Centralisez les informations pour éviter les erreurs
Timed, le SIRH dédié aux cabinets médicaux, automatise toute cette gestion.
Dépôt des demandes depuis l’application mobile, validation en un clic, calcul automatique des compteurs selon les règles de votre convention, visualisation en temps réel de l’impact sur le planning.
Vous gagnez du temps, vous évitez les erreurs, et votre équipe accède à l’information en toute transparence.
Parce qu’un congé bien géré, c’est un cabinet qui tourne sereinement… et des collaborateurs qui reviennent reposés.
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