Logiciel de gestion du temps de travail pour cabinet médical
Logiciel de gestion du temps de travail : LA solution pour les centres médicaux !
Comptez les heures de travail sans tableur, sans stress, sans erreurs
Avec Timed, les heures de travail remontent automatiquement depuis le planning ou la pointeuse, et vous êtes toujours en règle
Compteurs, heures supplémentaires, temps médecins, tout est suivi
Suivre le temps de travail du cabinet ne devrait pas être une corvée
Remontée automatique
Plus besoin de feuilles d’heures : Les temps de travail remontent depuis le planning et la pointeuse
Conformité assurée
Vous suivez les temps de travail des salariés, heures supp et absences sans jamais rien oublier
Paie simplifiée
Tout s’intègre pour la préparation de la paie, sans saisie manuelle.
Calcul automatique des heures travaillées pour les collaborateurs
Fini les feuilles d’heures, les oublis ou les doubles saisies
Le temps de travail est calculé automatiquement à partir du planning, des pointages et des demandes de modulation (temps en plus ou en moins) faites par les collaborateurs depuis l’application.
👉 Pas besoin de saisie manuelle, le temps de travail est calculé automatiquement
👉 Liaison avec les plannings pour calculer la dérive entre le prévisionnel et le réel
👉 Fiabilité des données, sans risque d’erreur de saisie et sans feuille d’heures
Suivi des temps médecins (vacations) et des forfaits-jours
Un suivi clair du temps médical effectué, pour une vision saine de la répartition des vacations.
Parfait pour les centres avec plusieurs praticiens, ce suivi facilite la gestion des vacations et la répartition de l’activité. Les vacations des médecins associés, et le suivi des forfaits-jour pour les salariés cadres est simple comme bonjour !
👉 Compteurs dédiés aux praticiens
👉 Suivi en journées ou demi-journées
👉 Visualisation claire par praticien
👉 Adapté aux logiques de fonctionnement des centres médicaux
Nous utilisions ce logiciel pour la gestion de notre cabinet d’ophtalmologie avec :
un logiciel de Gestion des temps et administration du personnel: au top, modulable à souhait. L’ergonomie et la prise en main sont simples.
Le tout accompagné d’une équipe à l’écoute et disponible.Merci Timed
OPH78
Suivi précis des temps de travail et gestion des heures supplémentaires
Avec la pointeuse intelligente (en option), suivez les heures réelles, les dépassements et les récupérations
La pointeuse de Timed, enregistre les temps de travail précis.
👉 Enregistrement fiable des heures travaillées
👉 Détection automatique des dépassements et anomalies
👉 Outil de confiance pour les équipes comme pour l’administration
👉 Gestion simple des heures supplémentaires
Préparation de la paie simplifiée
Tous les compteurs temps sont directement exploitables pour la paie
Heures supp, absences, congés, récupérations : toutes les données sont centralisées et prêtes à être exportées.
👉 Exports Excel, CSV ou Silaé
👉 Gain de temps sur la préparation paie
👉 Moins de risque d’oubli ou d’erreur
👉 Données fiables et traçables
Découvrez les autres fonctionnalités de Timed
La planification
Pour enfin créer et gérer vos plannings sereinement
La gestion RH
Regrouper et accéder à toutes les infos RH de votre équipe
Les temps et activités
Suive les temps de travail de votre équipe, sans erreurs
Les remplacements
Besoin de remplacer vos médecins absents ? Rien de plus facile
Les congés et Absences
La gestion des congés et des absences facile
L'application mobile
Accès facile au planning, congés et compteurs, partout, tout le temps
Sommaire :
1 : C’est quoi un logiciel de GTA ?
2 : Les différents types de logiciels pour suivre le temps de travail des salariés
3 : Comment fonctionne un logiciel de suivi des temps et activités
4 : Comment mettre en place un logiciel de GTA dans un centre médical ?
5 : Les avantages du suivi des temps de travail dans un cabinet médical
6 : Les différentes façons de comptabiliser les temps
1. C’est quoi un logiciel de Gestion du temps de travail ?
Un logiciel de gestion du temps de travail est un outil essentiel pour les structures souhaitant optimiser et suivre les heures de travail de leurs employés.
Il permet de suivre avec précision les heures travaillées, de calculer les heures supplémentaires et de gérer les congés.
Grâce à ce type de logiciel, la saisie des données devient automatique, facilitant ainsi le suivi quotidien du temps de travail et la planification des ressources.
C’est une solution qui aide à maintenir une vue d’ensemble sur la productivité et à améliorer l’organisation interne, tout en simplifiant le processus administratif lié à la gestion du personnel.
2. Les différents types de logiciels pour suivre le temps de travail des salariés
Il existe plusieurs types de logiciels pour le suivi du temps de travail, adaptés aux différents besoins des établissements de santé ou à d’autres types de structure ou d’entreprise.
Certains se concentrent sur le pointage, permettant de comptabiliser les heures d’arrivée et de départ des employés.
D’autres offrent des fonctionnalités de gestion de projet, intégrant le suivi du temps passé sur chaque tâche ou activité.
Les applications mobiles sont particulièrement utiles pour les équipes itinérantes, permettant un suivi en temps réel, peu importe l’endroit.
Les solutions plus complètes proposent des analyses détaillées et des tableaux de bord pour une gestion précise de la performance.
Chaque structure peut ainsi trouver le logiciel adapté à ses besoins spécifiques, pour une gestion efficace du temps de travail et une meilleure organisation des tâches et des ressources.
Dans le cadre d’un centre médical, il n’est pas rare de constater l’absence de suivi précis.
Une première solution simple consiste à suivre les temps de travail à partir des plannings, puis pourquoi pas d’intégrer par la suite une badgeuse.
4. Comment mettre en place un logiciel de GTA dans un centre médical
Pour mettre en place un logiciel de Gestion du Temps et des Activités (GTA) dans un centre médical, il est important de commencer par définir les besoins spécifiques de la structure concernant le suivi du temps et des activités.
Cela inclut l’identification des fonctionnalités nécessaires, comme la gestion des plannings, le suivi des heures de travail, avec ou sans badgeuse…
Ensuite, il convient de choisir un logiciel qui s’adapte bien à l’environnement médical, un logiciel de suivi de projet ou de tâche n’est pas forcément adapté pour un centre médical.
La mise en place du logiciel nécessite souvent la formation des managers pour assurer une utilisation optimale de l’outil.
Il est également utile d’intégrer le logiciel avec les autres systèmes dans le centre médical, comme le logiciel de planification ou le système de gestion des ressources humaines (SIRH), pour une efficacité maximale. Avec Timed, pas de soucis, tout est intégré dans un seul et même outil ! Encore une bonne raison de choisir un logiciel SIRH complet.
Enfin, un suivi régulier des données, et des ajustements sont souvent nécessaires pour s’assurer que les informations enregistrées par le logiciel reflètent bien la réalité, en effet, dans la pratique, il y a très souvent des exceptions, des oublis, des erruers de la part du personnel, surtout au départ. Ces vérifications contribuent à l’amélioration de la gestion du temps et des activités au sein du centre.
5. Les avantages du suivi des temps de travail dans un cabinet médical
Le suivi des temps de travail dans un cabinet médical offre plusieurs avantages cruciaux pour une gestion efficace et une meilleure qualité de service.
D’abord, cela permet une planification précise des horaires du personnel, assurant ainsi une couverture adéquate pour répondre aux besoins des patients sans surcharger les employés.
Ensuite, le suivi précis des heures travaillées facilite le calcul des rémunérations, y compris les heures supplémentaires, et contribue à la conformité légale. Cela simplifie clairement le travail des gestionnaire au moment de la préparation des paies.
Enfin, en analysant les temps réalisés par les collaborateurs, les responsables et coordinateurs de centre peuvent identifier les actes ou les activités nécessitant une amélioration de l’efficacité ou une redistribution des ressources.
Le suivi précis des temps permet aussi de créer des statistiques internes intérressantes, et ainsi de prendre des décisions stratégiques. Par exemple, le suivi des temps rend possible l’étude de la répartition des heures de travail effectif entre les différentes fonctions (médecins, aide, secrétaire, infirmière…)
Cela peut également aider à évaluer la charge de travail du personnel et à ajuster les affectations pour éviter l’épuisement professionnel.
Pour finir, une meilleure gestion du temps contribue à améliorer la satisfaction des patients en réduisant les temps d’attente et en optimisant les rendez-vous.
6. Les différentes façons de comptabiliser les temps
Pour comptabiliser le temps de travail, lorsque les temps sont suivis, 3 méthodes principales sont utilisées dans les centres médicaux :
– les feuilles de temps individuelles
– la pointeuse classique
– et l’utilisation d’un logiciel de GTA
Le suivi des temps individuel, avec des feuilles de temps, est certes le plus simple, car il ne nécéssite aucun frais et aucune installation, par contre, c’est une solution qui comporte de nombreux risques d’erreurs et d’oublis, et elle demande de la rigueur à chaque collaborateur. Ce qui en fait une solution assez peu appréciée par le personnel et par la direction.
La badgeuse, qu’elle soit traditionnelle ou numérique, capture le moment exact d’arrivée et de départ des employés, offrant ainsi une évaluation objective du temps travaillé. Elle représente une méthode efficace de suivi du temps, ou « time tracking ».
Cette méthode est simple et efficace, particulièrement adaptée aux environnements où la présence physique est essentielle, comme c’est le cas dans les établissements de santé.
Elle peut en plus être reliée au logiciel de GTA et aux plannings, comme c’est le cas avec Timed.
Le suivi des temps grâce à un logiciel dédié, permet d’automatisé et de fiabiliser les compteurs, de plus ce type de logiciel prend en compte la méthode de suivi appliquée dans le centre (mensualisation, annualisation ou autre modulation du temps de travail…) mais aussi les règles des différentes conventions collectives. C’est une solution plus « premium », mais bien que cela demande un budget plus important, cela soulage l’ensemble des équipes et apporte davantage de confiance.
Chaque méthode a ses avantages et peut être choisie en fonction des spécificités de l’organisation et des préférences en matière de gestion du temps.
Conclusion
L’importance et l’impact des logiciels de gestion du temps et des activités (GTA) dans les centres médicaux, comme dans toute autre entreprise, peuvent être clairement observés.
Les erreurs de comptabilisation des heures travaillées sont réduites, ce qui participe à une plus grande confiance de la part des collaborateurs, et instaure ainsi une ambiance plus agréable au travail.
Le suivi précis des heures permet également une rémunération plus précise et juste pour tous les employés.
L’importance d’une gestion optimisée du temps et des activités dans les centres médicaux est valable non seulement pour améliorer la performance organisationnelle, mais aussi pour renforcer le bien-être du personnel et au final la satisfaction des patients.
👇 FAQ : Gestion du temps de travail dans un cabinet médical avec Timed
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du temps de travail adapté aux centres médicaux ?
Comment Timed suit-il les heures réellement travaillées ?
Timed calcule les heures via le planning, les pointages (option pointeuse numérique) et les modulations demandées depuis l’application mobile.
Fini la saisie manuelle et les approximations.
Le logiciel gère-t-il les heures supplémentaires ?
Oui.
Timed détecte automatiquement les heures supplémentaires, les intègre aux compteurs et permet de gérer les récupérations ou le paiement selon les règles internes du centre.
Comment Timed facilite-t-il la préparation de la paie ?
Tous les compteurs, heures de travail, supp, modulations, absences… sont constamment à jour, et ceux qui sont paramétrés pour la paie sont directement présent dans les exports de préparation de la paie (Excel, CSV, Silaé).
On prépare la paie sans ressaisie, en toute conformité.
Peut-on activer une pointeuse dans Timed ?
Les médecins sont-ils suivis différemment ?
Oui.
Une interface dédiée permet de suivre leur temps de travail en jours de vacation, idéal pour les centres avec plusieurs praticiens.
Les données sont-elles visibles pour les salariés ?
Vous choisissez.
Les collaborateurs peuvent ou non consulter leur compteur (hebdo, mensuel, annualisé selon contrat), pour plus de transparence ou de confidentialité.
3. Comment fonctionne un logiciel de suivi des temps et activités ?
Un logiciel de suivi des temps et activités fonctionne en enregistrant les heures travaillées par les employés, que ce soit à travers une saisie manuelle ou automatique, par exemple via un système de pointage.
Les collaborateurs peuvent entrer manuellement leurs heures de travail, ou alors de façon automatique avec une badgeuse, ou encore baser leur suivi sur leur planning précis et simplement déclarer tout écart par rapport à l’agenda prévu, grâce à des demandes de modulation de temps.
Ils peuvent ensuite consulter les données relatives aux heures de travail, aux tâches ou aux actes réalisées, et aux vacances, absences et autres congés.
Le logiciel calcule automatiquement les heures supplémentaires et peut générer des rapports détaillés sur les temps passés.
Ces fonctionnalités aident à optimiser la planification des ressources, à s’assurer que tout le monde réalise parfaitement les heures de son contrat et à évaluer la productivité globale du centre.