Lundi matin. Vous ouvrez votre to-do list.
Lundi soir. Elle est deux fois plus longue.
Entre les deux, vous avez passé votre journée à :
- Trouver quelqu’un pour remplacer Martine absente
- Valider (ou refuser) trois demandes de congés
- Refaire le planning parce qu’un médecin a changé ses horaires
- Relancer le comptable pour la paie du mois dernier
Vous organisez le temps de tout le monde.
Sauf le vôtre.
Et le pire, c’est que chaque tâche peut partir en vrille. Un oubli dans le planning, un compteur de CP faux, un remplaçant mal briefé… et tout le cabinet trinque.
On l’entend partout dans les centres médicaux : « On n’en peut plus, c’est une vraie galère ».
La vraie question, c’est pas le volume de travail.
C’est le temps qui s’évapore dans des trucs répétitifs, chronophages, stressants.
Alors concrètement : combien d’heures par semaine ?
Dans cet article, on décortique 5 postes qui vous prennent du temps chaque semaine :
Pour chacun, on vous dit : combien d’heures ça représente vraiment, et où ça coince.
À la fin, vous saurez exactement combien de temps vous pourriez récupérer dans votre cabinet.
🎯 Faites le test en 3 minutes !
Vous voulez savoir combien d’heures votre cabinet pourrait récupérer ?
Chaque semaine, c’est le même rituel.
Vous ouvrez votre fichier de planning sur Excel.
Et vous commencez à jouer au Tetris avec les humains.
Organiser tout le monde sans doublons. Vérifier les absences déjà connues. Équilibrer les charges entre collègues. Faire les rotations si besoin. S’assurer que chaque médecin a son assistante, que chaque machine a son manipulateur, que tous les sites sont couverts. Vérifier les compteurs d’heures de chacun.
À la main, c’est une vraie galère.
Et le moindre changement peut tout faire basculer.
Puis arrive l’imprévu du jour 😱
Martine ne vient pas ce matin.
Qui ne travaille pas aujourd’hui ? Qui a de la dispo ?
Vous appelez, vous négociez, vous modifiez le planning.
Et là, risque d’erreur en cascade : un oubli, un doublon, quelqu’un qui n’a pas été prévenu.
👉 Le coût réel : 2 à 4 heures par semaine.
Soit 8 à 16 heures par mois.
96 à 192 heures par an = 12 à 24 jours de travail.
👉 Les conséquences :
Erreurs de répartition. Surcharge pour les uns, sous-charge pour les autres. Collaborateurs mal informés des modifications. Et ce stress permanent du « je ne sais pas qui est là ».
Combien de fois ce mois-ci vous êtes-vous dit : “Attends, qui peut remplacer X en urgence ? »
Je passe le test !
Vous voulez savoir combien d’heures votre cabinet pourrait récupérer ?
📅 Congés et absences : le jeu des relances sans fin
La demande arrive par SMS.
Puis sur papier (enfin, normalement).
Puis elle se perd.
Puis c’est : « Tu as validé mon congé ? »
Vous vérifiez le compteur à la main. Vous recherchez qui d’autre a déjà posé à cette période. Vous validez (ou pas). Vous notez quelque part.
Et en août, rebelote : vous relancez tout le monde pour savoir qui est là.
👉 Le coût réel : 1 à 2 heures par semaine en gestion + relances.
Soit 4 à 8 heures par mois.
48 à 96 heures par an = 6 à 12 jours.
👉 Les conséquences :
Des conflits naissent. Impression de favoritisme. Erreurs de solde qui créent des litiges en fin d’année. Stress des salariés qui n’ont aucune visibilité sur leur planning.
🧐 Combien de messages “tu as eu mon mail pour mes congés ?”
💰 La préparation de paie : le cauchemar mensuel
Fin de mois.
Vous collectez les heures, les variables, les absences.
Les pointages ne collent pas. Les heures sup’ sont contestées.
Vous envoyez votre fichier Excel au comptable.
Il vous le renvoie avec des questions.
Vous corrigez.
Vous renvoyez.
… Trois fois !
👉 Le coût réel : 7 à 15 heures par mois pour un cabinet de 10-20 personnes.
80 à 180 heures par an = 11 à 25 jours
Une bonne partie de ce temps pourrait être économisée.
👉 Les conséquences :
Erreurs de paie, coûteuses à corriger. Démotivation quand ça se répète. Retard dans les déclarations.
Cabinet d’ophtalmologie, 18 salariés.
Chaque fin de mois, la secrétaire refaisait le calcul des heures sup’ pour vérifier.
Un mois, 8h d’écart découvertes… à la paie suivante.
🤔 Votre dernier EVP : combien d’aller-retours avec le comptable ?
🎯 Faites le test en 3 minutes !
Vous voulez savoir combien d’heures votre cabinet pourrait récupérer ?
🔄 Remplacements de praticiens : la course contre la montre
sUn des médecins est absent deux semaines.
Vous avez votre « base » de remplaçants, mais on sait que c’est une denrée rare
Vous commencez à appeler, ou vous envoyez un mail groupé.
Le premier ne répond pas. Le deuxième est déjà pris. Le troisième veut négocier les conditions. Le quatrième accepte, mais veut modifier les dates.
Une fois que c’est calé, il faut rédiger le contrat, le faire signer, organiser. Et gérer si plusieurs veulent le même créneau. Ou pire : si personne ne veut.
👉 Le coût réel : 1 à 2 heures par remplacement (contact + admin + coordination).
Sur 30 remplacements par an : 30 à 60 heures.
Plus de 60% de ce temps est de la perte sèche.
👉 Les conséquences :
Créneau non pourvu égale perte de CA et baisse de la couverture de soin.
Négociation dans l’urgence égale conditions moins bonnes.
🤔 Les derniers remplacements de médecins : “combien d’échanges avant de boucler ? »
🎯 Faites le test en 3 minutes !
Vous voulez savoir combien d’heures votre cabinet pourrait récupérer ?
💬 Vos salariés ont-ils les bons outils niveau RH ?
La question revient en boucle :
« Je travaille quand la semaine prochaine ? »
« Tu as reçu ma demande de congé ? »
« Où est-ce que je peux retrouver ce document ? »
Chaque interruption, c’est 5 à 10 minutes pour répondre. Votre concentration brisée. Une tâche en cours mise en pause.
👉 Le coût réel : 5 à 10 interruptions par jour environ pour un cabinet de 25/30 personnes.
5 à 10 minutes par interruption.
25 à 50 minutes par jour = 2 à 4 heures par semaine.
100 à 200 heures par an = 12 à 25 jours de temps perdu, responsable RH et salariés confondus.
👉 Les conséquences :
Désengagement. Manque d’autonomie. Turnover. Impression de bricolage. Charge mentale pour le manager.
Mais surtout :
Vos collaborateurs perdent aussi du temps. À chercher l’info. À attendre votre réponse. À ne pas savoir.
Sur un cabinet de 15 personnes, ça fait vite des centaines d’heures perdues collectivement.
😥 Combien d’appels/SMS pour des questions d’organisation cette semaine ?
💡 La solution : mesurer pour agir
Sans mesure précise, impossible de savoir par où commencer.
Faut-il d’abord s’attaquer aux plannings ? Aux congés ? À la paie ?
Où est-ce que VOUS perdez le plus de temps dans VOTRE cabinet ?
C’est exactement pour ça qu’on a créé le test de maturité digitale.
5 minutes de questions sur votre organisation actuelle.
Taille du cabinet, spécialité, process en place, outils utilisés.
💯 À la fin : un score sur 100 et une estimation du temps que vous pourriez récupérer.
➡️ Pour vous. Et pour vos collaborateurs.
A ce jour, pour les cabinets qui ont fait le test, le score moyen est de 21/100 😱
Avec une un total de plusieurs dizaines d’heures à économiser par mois (responsables + salariés)
La bonne nouvelle ? Chaque point gagné, c’est du temps récupéré, du stress en moins, des erreurs évitées.
📌 Ce que vous obtenez :
Votre diagnostic personnalisé. Les zones prioritaires à améliorer dans votre cabinet. Une estimation chiffrée du temps gagnable pour l’équipe RH et pour les collaborateurs. Des pistes d’action concrètes.
Le vrai bénéfice ?
Reprendre le contrôle de votre temps.
Réduire les sources d’erreur.
Apaiser le quotidien de toute l’équipe.
🔥 La somme du temps perdu … fait peur
Reprenons.
➡️ Plannings, congés, paie, remplacements, interruptions…
Pris un par un, ça semble gérable.
C’est quand on additionne que ça fait mal.
👉 Pour vous : entre 1 et 2 mois complets par an qui partent dans l’organisation du quotidien du cabinet.
👉 Pour vos collaborateurs : 12 à 25 jours pour les collaborateurs à chercher l’info, attendre des réponses, ne pas savoir s’ils travaillent demain.
Dans un cabinet de 25 personnes, on parle facilement de plusieurs mois complets de travail qui s’évaporent !
☝️ Et ça ne compte même pas :
Le stress généré. Les erreurs à corriger. Les tensions dans l’équipe. Les opportunités manquées.
Le problème, c’est qu’on sous-estime toujours la perte de temps !
Chaque tâche prise isolément semble « normale ». C’est l’effet cumulé qui tue.
La vraie question, c’est pas « est-ce qu’on perd du temps ?«
On sait tous que oui.
➡️ La vraie question, c’est : combien de temps perdez-vous exactement ? Et où dans VOTRE cabinet ?
Parce que sans mesure précise, impossible de savoir par où commencer.
Je passe le test !
Vous voulez savoir combien d’heures votre cabinet pourrait récupérer ?