📌 Depuis plus de 5 ans, ce grand centre d’ophtalmologie des Hauts-de-France utilise Timed pour organiser ses plannings, ses remplacements et la gestion RH de ses équipes.
Nous avons eu le plaisir d’échanger avec sa directrice pour revenir sur leur expérience et les changements concrets que la solution a apportés à leur quotidien.
Le centre compte aujourd’hui 40 médecins titulaires, une cinquantaine de remplaçants et près de 145 collaborateurs, répartis sur sept cabinets dans le Nord.
Six cabinets répartis dans le Nord, plus un centre dédié à la chirurgie réfractive. Résultat : des blocs opératoires à synchroniser, des consultations à organiser, des congés à anticiper… La direction orchestre un véritable puzzle humain au quotidien.
La directrice, résume bien la situation :
« Aucun médecin n’a une semaine type. Ils sont répartis sur plusieurs sites, avec des blocs différents. Dès qu’un planning change, tout se réorganise. C’est un vrai Tetris, et à chaque changement, c’est l’effet domino. »
Et quand on parle d’effet domino, on ne parle pas juste d’un médecin en moins : on parle de binômes à refaire, de consultations à décaler, de blocs à réorganiser, de salariés à prévenir… sur sept sites différents.
Avant Timed : des outils partout et une grosse charge mentale
Avant, la gestion reposait sur un empilement d’outils : plusieurs logiciels métier, des dizaines de tableaux Excel, des groupes WhatsApp par spécialité (un groupe « Rétine », un groupe par site…), et des mails à répétition.
Les informations circulaient, mais de façon morcelée.
Le quotidien ressemblait à ça :
- Chaque matin : ouvrir une dizaine d’onglets pour reconstituer une vision d’ensemble
- Un arrêt maladie le week-end ? Sortir les fichiers Excel de chez soi pour trouver qui peut remplacer
- Un médecin qui change de planning ? Relancer les responsables de site par mail ou WhatsApp
- Des demandes de congés sur papier qu’il fallait signer, archiver, puis ressaisir pour la paie
- Des variables de paie à recalculer manuellement chaque mois, avec le risque d’erreur qui va avec
« Chaque matin, on ouvrait une dizaine d’onglets. On passait notre temps à chercher, vérifier, corriger, relancer… La récupération de données, surtout celles des médecins, était très chronophage. Il fallait souvent envoyer plusieurs mails pour avoir une information. »
L’organisation fonctionnait.
Mais au prix d’une grosse charge mentale, d’un temps considérable perdu en doubles saisies, et d’une fatigue croissante des équipes.
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🎯 Le besoin : centraliser et automatiser pour retrouver du temps
Avec la croissance du centre (en 2010 il n’y avait encore que 7 médecins), il devenait urgent de regrouper les outils.
L’objectif était clair :
- Centraliser la planification de tous les sites
- Automatiser les échanges avec les remplaçants
- Limiter les doubles saisies (planning / paie)
- Avoir une vision claire des absences, binômes et disponibilités en temps réel
Soyons pragmatiques : il s’agissait surtout de retrouver du temps pour le terrain plutôt que pour naviguer entre les fichiers Excel.
✅ La solution Timed : un outil unique pour la gestion RH et la planification médicale
La direction a adopté Timed progressivement.
« J’ai eu la chance de suivre son développement depuis le début. Au départ, c’était un outil de planification. Puis sont arrivés les remplacements, puis la gestion RH… Aujourd’hui, on ne pourrait plus s’en passer. »
Aujourd’hui, le centre utilise tous les modules :
📅 Module Planning
Fini les fichiers Excel et les versions qui se perdent.
- Plannings individuels et collectifs en un clic
- Vision d’équipe pour anticiper les absences et les chevauchements
- Modifications possibles même le week-end depuis chez soi (arrêt maladie de dernière minute, par exemple)
- Alertes automatiques en cas de changement
« Comme je suis directrice, je bouge beaucoup la semaine, je vais dans chaque centres… Avec Timed, je garde une vision claire de tous les sites, peu importe où je suis. »
👥 Module RH
La fin des papiers éparpillés et des infos introuvables, avec un module RH pensé pour le médical.
- Tous les documents centralisés : contrats, certificats, justificatifs, avenants
- Accessible n’importe où, idéal pour les responsables multi-sites
- Trombinoscope intégré (pratique quand on gère 145 salariés et qu’on parle d’un nouveau collaborateur en réunion)
- Historique complet par salarié
« En un clic, on a toutes les infos dans la fiche RH du collaborateur. On retrouve tout, même en déplacement. Avant, on traversait les sites avec une grosse valise pleine de documents. C’est devenu indispensable. »
🏖️ Module Congés & Absences
Fini le petit papier à signer.
- Demandes en ligne avec validation directe
- Solde de congés visible en temps réel
- Synchronisation automatique avec le planning
- Intégration dans les variables de paie
« Les collaborateurs font leur demande en ligne, ils voient leur solde en temps réel, et tout est synchronisé. C’est fluide, clair, et sans perte d’information. Tout est tracé. »
🩺 Module Remplacements Médecins
Le module de Remplacements médicaux, c’est ce qui a vraiment tout changé.
- Création de créneaux de remplacement
- Notifications automatiques aux remplaçants disponibles
- Réponses centralisées
- Génération automatique des contrats de remplacement pour signature électronique
« La gestion des remplacements a été totalement transformée. On ouvre un créneau, tous les remplaçants sont notifiés, les réponses arrivent, on crée le contrat… Avant, je faisais tout sur Excel avec plein de tableaux. Maintenant tout est centralisé. C’est un gain de temps incroyable. »
💰 Variables de Paie
Le bonus qui fait toute la différence.
- Export direct vers le logiciel de paie
- Choix des périodes (n-1 pour les tickets resto, n pour les congés, etc.)
- Plus de double saisie = moins d’erreurs
« On a un tableau de bord qui se transfère directement sur notre logiciel de paie. On n’a plus de saisies à faire. Il y a beaucoup moins d’erreurs, puisqu’il n’y a pas de double saisie par les responsables de centre. »
📈 Les résultats : du temps gagné et plus de sérénité au quotidien
Pour la direction
- Vision d’ensemble claire sur les 7 sites
- Modifications possibles en temps réel, même à distance
- Moins de relances, moins de mails, moins de stress
Pour les responsables de centre
« Chez nous, aucun responsable de centre ne commence sa journée sans ouvrir Timed. Dès qu’il y a un arrêt, un retard, une absence, on ouvre Timed. On regarde les binômes, qui est volant, qui peut remplacer… »
- Toutes les infos RH au même endroit
- Gestion des absences et remplacements simplifiée
- Préparation de la paie automatisée
Pour les salariés
- Planning accessible sur smartphone
- Demandes de congés en quelques clics
- Suivi des compteurs d’heures au jour le jour
- Notifications en cas de changement
Pour les remplaçants
- Accès aux créneaux disponibles via l’application
- Choix en toute autonomie
- Contrat généré automatiquement
🤝 Un vrai partenariat avec l’équipe Timed
Au-delà de l’outil, ce qui ressort de l’expérience du centre, c’est la qualité de la collaboration.
« Ce matin même, il y a eu un changement de procédure du Conseil de l’Ordre du Nord sur les contrats de remplaçants. On a pu mettre en place une nouvelle procédure très rapidement avec l’équipe de développement. C’est ça que j’adore avec Timed : la réactivité, et aussi la compréhension de la problématique des responsables de centre. C’est vraiment une collaboration. »
Timed : la solution RH devenue indispensable pour le centre
Aujourd’hui, Timed fait partie du quotidien de toutes les équipes : direction, responsables de site, salariés et médecins remplaçants.
Les documents, contrats, justificatifs et compteurs sont centralisés.
Les variables de paie se génèrent en quelques clics.
Et chacun gagne en sérénité.
« Timed, c’est une solution conçue pour simplifier la vie des responsables de centre, de la planification jusqu’à la paie. Un vrai gain de temps et de sérénité. »
Quand on demande si le centre pourrait se passer de Timed aujourd’hui, la réponse est nette :
« Je peux parier qu’on peut appeler tous les responsables des cabinets, mais aujourd’hui, personne ne pourrait se passer de Timed. »
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Le mot de la fin
Le centre a beaucoup grandi, passant de 7 à 40 médecins en quelques années. Et Timed a grandi avec lui, en ajoutant progressivement de nouveaux modules au fur et à mesure des besoins.
C’est exactement ce que recherchent les centres médicaux en croissance : un outil qui s’adapte, qui évolue, et qui reste simple à utiliser au quotidien.
Parce qu’au final, la vraie question, c’est : où est-ce que je veux passer mon temps ? Dans les tableaux Excel ou sur le terrain avec mes équipes ?